Vielleicht haben Sie es schon gehört, Sie brauchen evtl. eine neue Kasse. Warum, wieso und muss ich das tatsächlich machen, dass erklären wir Ihnen kurz und einfach verständlich.

GoBD/GDPdU-konforme Kassen - was ist das?

- Kurzversion: Ihr Kassensystem muss ab 01.01.2017 sämtliche Geld- und Warenbewegungen speichern.

- Warum? Kommt 2017 ein Steuerprüfer zu Ihnen ins Haus, dann will er alles in elektronischer Form und vollständig und nachvollziehbar erhalten. Jegliche Art der Papierverwaltung ist nicht mehr rechts-konform.

- Was tun: Entweder Sie nutzen eine Finanzsoftware, welche den gesetzlichen Bestimmungen i.d.R. immer gerecht wird oder Sie nutzen eine GoBD/GDPdU konforme Kasse.

Die wichtigsten Änderungen zusammengefasst:

Einzelbuchungen

Das Zusammenfassen von Einzelbuchungen nicht mehr zulässig. Jede einzelne Geldbewegung muss erfasst und 10 Jahre nachprüfbar sein. Was uns auch schon den Hintergrund der Änderung verrät, Betrugsmöglichkeiten sollen durch das neue Gesetz vermindert werden.

Keinen negativen Kassenbestand

Die Kasse sollte zu keinem Zeitpunkt einen negativen Kassenbestand haben. Vorsicht ist bei Nachbuchungen von Geldeingängen geboten, wenn beispielsweise das Ausbuchen von Wareneinkäufen vorgezogen wird und erst im Anschluss der Geldeingang. 

Elektronische Warenwirtschaft wird zur Pflicht

Neben den Finanzdaten muss Ihre Kasse auch die Stammdaten zu Artikeln enthalten, spricht Sie müssen eine elektronische Warenwirtschaft führen und verwalten. Auch hier sollten negative Artikelbestände vermieden werden, denn Einzelfälle, wo ein negativer Lagerbestand vorhanden war, müssen bei einer Prüfung erklärbar sein.

Personalführung und Lohnabrechnung

Auch die Mitarbeitern müssen in dem System elektronisch geführt werden: Stammdaten, Arbeitszeiten (wenn nach Stunden abgerechnet wird) und Auszahlungen müssen ordentlich geführt werden.